第23部分

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工具的力量（1）

如今，管理資訊化已經不再是新鮮的概念，市場上關於各個行業和各類企業的管理資訊系統已經琳琅滿目。

管理資訊化可能不會為企業帶來什麼特別的競爭優勢，但是，沒有資訊化的企業肯定會造成競爭的劣勢。這已經成為企業界普遍的共識。

提及管理的資訊化，並非意味著每家企業都需要植入像沃爾瑪一樣龐大的數字神經系統。不同業態和不同規模的企業對管理資訊化的需求固然不盡相同，但就普適性的層面來說，有一類系統卻是通用的。它便是最近幾年興起的協同辦公系統，它有一個更簡潔的名字，叫協同OA。

OA的出現已經有20多年的歷史，它的英文全稱翻譯過來是“辦公自動化”的意思。但近幾年興起的“協同”概念，使企業內部各個崗位之間，甚至是企業與外部戰略合作企業之間均能實現高度敏捷的協同效應，從而把傳統的OA推向一個全新的境界。

傳統的OA起源於政府的“無紙化自動辦公”理念，基本上實現了公文流轉、電子檔案管理、人事資訊、日程安排、通知公告等等必要的功能。但是，企業，尤其是大型企業的現實是業務流程複雜；業務之間關聯與交叉頻繁；海量資訊呈線性增長；共同思想的共享和積累迫在眉睫；崗位、部門、企業之間的溝通和協作越來越緊密，傳統OA理念在覆蓋性、協同性和靈活性方面均已遠遠不能適應企業發展的要求。各個相互獨立的資訊或模組之間呈現出公認的“資訊孤島”、“應用孤島”和“資源孤島”三大難題。

協同OA理念及其技術的出現，徹底解決了上述三大難題，從而為企業建立起真正意義上的數字化神經系統。

協同OA成功地在企業各種模組或單元之間建立起基於邏輯關聯的通道，使企業可以更準確、全面地瞭解各種資訊，為決策提供更加科學的依據，同時也便於對人、財、物、資訊和知識等方面的資源進行集中管理和最佳化組合。

協同OA能夠成功地在單點對多點、多點對多點、不同部門甚至不同企業之間就某項特殊主題，透過知識文件、主題討論區、網上會議、即時溝通、任務分配、流程審批等等方式進行協作；並將協作的過程和結果長久儲存下來，以便事後查閱。

更重要的是，協同OA能夠以強大的可定製性和可擴充套件性，滿足不同企業的個性化需求，比如不同發展階段對組織結構、人員結構、業務流程等方面的需求，從而為企業創造一個個性化、開放和靈活的辦公環境。

總而言之，協同OA超越了傳統OA靜態、孤立、淺層次的辦公自動化理念，以“資源整合”為目標，以“協同”為手段，將觸角延伸到企業管理和運營的各個環節中，實現集中、靈活和高效的管理，從而有利於提升企業的整體價值創造能力和資源（尤其是人力資源）的利用效率。

協同OA是具備廣泛普適性的企業資訊化管理的經典模式。在這種管理模式下，企業內各個崗位的工作都集中到協同OA的平臺上來進行。因此，登陸這個辦公平臺是員工開始每天工作的第一個動作。

從管理實踐的角度，可以把協同OA的優勢歸結為三句話：使人解放、使組織透明、使空間無界。

使人解放

在企業的各個構成要素中，人無疑是最關鍵的資源。一切價值的創造都需要透過人來實現。且不說人的技能，僅說人的時間和精力都是有限的。如何使人有限的時間和精力發揮出更大的價值，始終是企業管理中必須面對的一個主題。

但是，在傳統的管理形態下，人有多少時間和精力是用在價值創造上呢？或者說，什麼樣的時間和精力分配，才能最有利於價值的創造？

我曾經聽過這樣的說法：“中國企業中大多數崗位的員工，包含管理者在內，有70％的時間或精力分配在對30％的業務處理的輔助性事務處理上。”這個說法被我當年所領導的“本土企業觀察研究小組”的觀察結果（2000~2005年）所證實。對這70％的時間或精力的進一步觀察發現，其中的絕大部分內容都是一些幾乎沒有任何“技術含量”的工作，比如在批准對外支付一筆款項時，用於在大量的紙面檔案中查閱相關資料。本章開篇所說的劉先生的狀態，就是這種現象的一個經典縮影。

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工具的力量（2）

這就給我們帶來一個思考：如何把員工從這種純粹的“簡單勞動”中解放出來，使之更專注於更能發揮人力資源價值的更核心的環節？