第23部分

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以協同OA為例，這種革命性的管理工具至少可以從如下四個方面實現對人的解放：

第一方面，透過資料整合來使員工輕鬆實現必備資訊的輕鬆查閱。

在員工的日常工作中，有許多資料都需要進行及時的查閱或引用，比如企業的規章制度、相關事項的審批結果及各位審批人的意見、相關領導的指示、內部報表或統計資料等等。不要小看這項功能，如果沒有資訊化平臺，每一次查閱都會消耗當事人大量的時間和精力。

協同OA基本的模組構架如下圖所示：

圖5－1協同OA首頁介面圖

由圖5－1可見，在A區內，大量的公共資訊被及時釋出並引起員工的關注。比如頒佈企業內部制度、報道企業最新動態等等。新制度在公示的同時便歸入B區“公共資訊”模組，歷史上頒佈的所有制度均可以在這個模組中查閱。

C區為“審批流程”的匯總，員工可以根據許可權查閱相關事項的審批流程，在審批流程中，清晰地顯示出每位審批人的意見及最後的審批結果。員工在執行與該流程相關的事項時，便有了明確的依據。

D區為所有內部郵件往復的匯總。在這個模組中，員工可以透過標題關鍵字、收件人或發件人、郵件時間範圍等方面迅速查閱郵件內容。

E區為所有報表的匯總。員工可根據其許可權查閱相關內容，比如擁有最高許可權的企業總經理，便可以在這個模組中查閱到公司的財務報表、銷售情況統計表等。

第二方面，全面協同。

在傳統的工作方式下，一筆普通的業務辦理往往需要付出大量的精力用於輔助性的“簡單勞動”（比如劉先生的工作）。例如，房地產企業一項工程合同款的支付，不但需要了解付款與合同約定一致性，而且還需要了解合同的執行情況，如工程進度等。這就要求申請人、複核人、審批人、合同執行人等至少四個崗位對以上兩方面的問題進行核對。繁瑣程度可想而知。

在協同OA的辦公平臺上，合同的內容、合同審批過程中各位審批人的意見、動態的合同進度及執行情況均同步連線，該項工程合同付款的申請人、複核人、審批人、合同執行人等均可以在同一介面上輕鬆查閱，從而免除了絕大部分輔助性的“簡單勞動”。

在各種企業管理系統中，協同OA最根本的作用是作為所有子系統的“執行平臺”而存在。圖5－1中的F區顯示的便是多個子系統的連線。比如圖中顯示的“成本管理”子系統和“績效管理”子系統。如果這些子系統中有相應的待辦檔案（如付款或合同審批、績效考核等），就會直接在G區提示。員工只需要點選提示的文字鏈就可以直接切入這些子系統進行相應的處理。

第三方面，基於網際網路的協同OA能夠充分利用員工的“時間間歇”。

內部的所有書面溝通（郵件）及檔案處理均透過協同OA的平臺來實現，員工在發出郵件或流程申請後，不必顧及下一環節的崗位是否在辦公現場，無論他何時登陸協同OA平臺，均會有相應的視窗彈出提醒。

這一點對管理者尤為重要，它真正使人的工作時間被“見縫插針”地充分利用。如果沒有這個平臺，員工的有限工作時間就會因為“恰好不在現場”而被浪費掉。雖然每次被浪費的時間有可能看上去都微不足道，但如果把一個稍長的時段（比如1個季度或年度）內被如此浪費的時間匯總起來，就會發現那是一個非常驚人的數字。

第四方面，把人從“面對面”的尷尬中解脫出來。

在企業內部的溝通活動中，“面對面”的方式雖然有許許多多的優點，其中最突出的優點是各個溝通主體之間可以實現高度的互動性。

但這個優點恰恰並不適合所有的溝通內容。比如，員工就一項複雜而重大的方案向上級請示。上級需要相當長的時間進行思考，甚至需要自行收集相關的參考資料後才能做出相應的指示或意見。但如果是面對面的溝通，上級就沒有足夠的時間去完成這樣的前期準備。更重要的是，在面對面的溝通中，上級不可能準確地回顧彙報者的全部內容並進行反覆的斟酌，他通常必須在短時間內當面做出回應。而這樣的回應顯然不可能是足夠審慎的。

工具的力量（3）

面對面溝透過程中，對“面子”問題的微妙顧慮也是不容小覷的一個缺點，尤其對中國人來說，“當面駁斥”總是不被接受的。相反，如果採取不見面的方式，反而要方便得多。其中的意味，是每一位有過工作經歷的人都不